Каждая компания, которая заинтересована в оформлении перевозки грузов, должна пройти определенную процедуру, так как отношения хозяйствующих субъектов могут осуществляться только на договорной основе. Таким образом, перед тем, как производить оформление перевозки, каждый заказчик услуг перевозки должен определиться со следующими положениями: В первую очередь, необходимо определиться какой вид транспорта лучше всего подойдет для осуществления перевозки груза. Какой объем грузов необходимо перевезти и в пределах, каких сроков должна быть выполнена перевозка. Характер груза, возможно, потребуются специальные условия транспортировки. Насколько срочно груз должен быть доставлен партнерам. Изучить условия, на которых транспортная компания может принять на себя выполнение перевозки груза. Заключить договор на оказание услуг перевозки с транспортной компанией.
Подготовка к перевозке груза, особенно важный этап для компаний, которые заказывают данный вид услуг впервые. Это достаточно важно, так как необходимо наладить совершенно новый вид деятельности и сотрудничества, поэтому, компании, которые желают начать сотрудничество с перевозчиком, должны понимать, что в первую очередь, придется нести ответственность как перед компанией перевозчиком, так и перед партнером за соблюдение всех требований, правил, ГОСТов и условий заключенных договоров.
Конечно, любое сотрудничество начинается с заключения договора. Это крайне необходимо, когда идет речь о сотрудничестве с партнером на длительный срок, так как он определяет все положения и условия, на основании которых будет выполняться как перевозка груза, так и, расчеты за выполненные работы со стороны перевозчика. Договор имеет несколько основных разделов, где необходимо предусмотреть стороны сотрудничества и предмет сотрудничества, который является основной составляющей и целю взаимодействия сторон.
К оформляемому договору, обязательно необходимо прилагать копии всех документов, которые свидетельствуют о том, что компании прошли государственную регистрацию, зарегистрированы как плательщики налогов и при этом, имеют все необходимые лицензии и разрешения на перевозку грузов и на весь перечень предлагаемых услуг. Обезопасить себя во время заключения договора с перевозчиком никак не излишне, так как при этом, появляется возможность обрести уверенность в партнере.